Maximizando la rentabilidad: La Universidad Cooperativa de Colombia moderniza su Gestión de Costos

La implementación de Oracle Profitability and Cost Management en el entorno de Oracle EPM On-premise en una universidad tuvo como principal objetivo proporcionar una solución integral para la medición de la rentabilidad de los diferentes segmentos de negocio de la institución. Estos segmentos incluyen programas académicos, facultades, y sedes de la universidad. El proyecto buscaba resolver la necesidad de una mayor visibilidad financiera para tomar decisiones estratégicas en función de la rentabilidad de cada segmento.

Uno de los objetivos clave fue automatizar la integración de fuentes de datos contables y drivers operativos, con el fin de simplificar la ejecución de reglas de distribución de ingresos, gastos y costos. Esta automatización se diseñó para mejorar la eficiencia y reducir el tiempo de procesamiento manual, al mismo tiempo que proporcionaba una base sólida y precisa para la toma de decisiones financieras.

Además, se planteó como un desafío que los usuarios funcionales pudieran administrar de manera autónoma el modelo de costos, sin depender de las áreas técnicas, permitiendo así una mayor agilidad en la gestión y simulación de escenarios.

Tras la implementación de Oracle Profitability and Cost Management, se alcanzaron varios logros clave que han tenido un impacto positivo en la operación de la universidad:

• Generación de reportes financieros detallados: La solución implementada permitió la creación de reportes dinámicos que ofrecen una evaluación clara y precisa de la rentabilidad de los programas académicos y cursos por cada sede. Esta información ha sido crucial para la universidad en la toma de decisiones sobre la apertura de nuevos programas, la mejora de la oferta académica existente, y la optimización de recursos en áreas menos rentables.

  
  

• Empoderamiento de los usuarios funcionales: Una de las mayores ventajas del nuevo sistema es que los usuarios del área financiera y de costos pueden ahora gestionar y mantener el modelo de costos sin depender de soporte técnico. Esto ha facilitado una mayor flexibilidad en la actualización de modelos y la experimentación con diferentes escenarios de costos y rentabilidad, reduciendo los tiempos de respuesta y permitiendo a la universidad ser más proactiva en la toma de decisiones.

  
  

• Optimización de reglas de distribución: Se logró una reducción significativa del 92.5% en el número de reglas utilizadas para distribuir los ingresos, gastos y costos, simplificando así el modelo y mejorando su eficiencia. Este resultado se traduce en una mayor velocidad de procesamiento y una administración más sencilla del sistema, permitiendo que los usuarios se concentren en analizar resultados en lugar de gestionar la complejidad del modelo.

  
  

• Inclusión de nuevos segmentos de negocio: Como parte de la mejora continua del sistema, se integraron nuevos segmentos en la distribución de costos y rentabilidad, lo que permitió a la universidad realizar un análisis más detallado y preciso. Esto les ha permitido identificar oportunidades de mejora en áreas que anteriormente no estaban siendo evaluadas con la misma profundidad.

  
  

• Toma de decisiones basada en datos: La automatización y el análisis detallado proporcionado por la solución han fortalecido la toma de decisiones estratégicas en la universidad. Con información confiable y oportuna, los directivos pueden identificar patrones de rentabilidad y costos, permitiendo una planificación más precisa y alineada con los objetivos financieros y académicos.

La implementación de Oracle Profitability and Cost Management ha transformado la manera en que la universidad gestiona y analiza su rentabilidad, optimizando procesos y proporcionando una plataforma robusta para la planificación y análisis financiero. La solución no solo ha mejorado la eficiencia operativa, sino que ha permitido a la universidad ser más ágil y receptiva en su toma de decisiones estratégicas.