Exis Consulting S.A.S, acogiendo y dando cumplimiento a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, adopta y aplica la presente política para el tratamiento de los datos personales. Exis Consulting, manifiesta que garantiza la intimidad, derechos a la privacidad, y el buen nombre de las personas, durante el proceso del tratamiento de datos personales, en todas las actividades, las cuales tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.
Se compromete a no revelar la información que se digita o transfiere a nuestra empresa, de acuerdo con las normas de la Ley 527 que reglamenta el comercio electrónico en Colombia y la Ley 1581 de 2012 sobre el uso de datos confidenciales. Con la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales, se suple dejando sin efecto acuerdos y políticas expedidas con anterioridad.
Exis Consulting, para dar cumplimiento a las políticas de protección de datos y a las obligaciones de la Ley 1581 de 2012, sus Decretos Reglamentarios y las demás normas que la complementen, adicionen, enriquezcan o modifiquen tiene en cuenta lo siguiente para el manejo de información y datos personales:
La información personal es uno de los activos más importantes, por lo tanto, el tratamiento de esta información se realiza con sumo cuidado y atendiendo lo establecido por la Ley, garantizando a las personas el pleno ejercicio y respeto por su derecho del Hábeas Data.
La información que se encuentra en la base de datos propia ha sido obtenida en desarrollo de la actividad de Exis Consulting, su recopilación se ha hecho y se hará siempre atendiendo a los criterios y normatividad legal.
Alcance de la Política de Protección de Datos
La Política de Protección de Datos Personales de Exis Consulting se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales, que para Exis Consulting sea objeto de Tratamiento como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales.
El tratamiento de los datos personales se deberá hacer en los términos, condiciones y alcances de la autorización del titular y/o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo. Cualquier tipo de solicitud, producto del ejercicio de los deberes y derechos consagrados en la política, podrá dirigirse a la Calle 92 # 15-62 Oficina 304, de la ciudad de Bogotá - Colombia, con teléfono de contacto +57 3196196753 y al correo electrónico administracion@exisconsulting.co
Responsable del Tratamiento de Datos Personales
Exis Consulting, con sede principal en la Calle 92 # 15-62 Oficina 304, de la ciudad de Bogotá - Colombia, con teléfono de contacto +57 3196196753 y al correo electrónico administracion@exisconsulting.co, será el responsable del tratamiento de los datos personales y las bases de datos.
Finalidad de la Recolección y Tratamiento de Datos Personales
La finalidad de la política de protección de datos personales busca:
- Instrumentar los procedimientos de recolección y tratamiento de datos personales a las disposiciones de la Ley.
- Generar un esquema organizado para salvaguardar los datos privados, semiprivados, públicos y sensibles de sus titulares.
La finalidad de Exis Consulting con respecto a la recolección y tratamiento de datos personales frente a:
Clientes
Busca llevar a sus Usuarios y Suscriptores información y beneficios de valor agregado, los cuales considera son útiles para el ejercicio de su actividad económica y la prestación de sus servicios profesionales.
Por consiguiente, el Usuario acepta que Exis Consulting lo contacte por diferentes canales como teléfono fijo, teléfono celular, mensajes de texto a su celular, correo electrónico y redes sociales, para ofrecerle información y beneficios, brindándole información relevante o beneficios.
Empleados
Esta finalidad incluye específicamente los pagos de salarios y obligaciones como empleador de las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación, tanto de los empleados como de sus familiares y control de novedades laborales como permisos, incapacidades, control de acceso y horario de trabajo del empleado.
Proveedores
Contacto permanente para solicitud de cotizaciones y gestión de las relaciones comerciales que surjan, con el objeto de adquirir sus productos o servicios como insumos para el funcionamiento según la razón social de Exis Consulting.
Visitantes
Exis Consulting recibe en sus instalaciones con poca frecuencia y cantidades mínimas visitantes, teniendo en cuenta que toda la venta de los productos se realiza en las oficinas de los clientes o por medios de comunicación remota y la prestación de servicios se realiza de igual manera. La información que suministran los visitantes a manera de control de acceso es registrada por parte de la empresa de seguridad en el ingreso de la zona, quienes manejan su planilla de ingreso, buscando obtener control frente a posibles incidentes de seguridad e identificación de las personas que ingresan a la zona y a las instalaciones de Exis Consulting.
Definiciones
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por la responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
- Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
- Términos y condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
Ámbito de Aplicación
Las políticas de tratamiento de datos personales deben ser conocidas y aplicadas por todos los funcionarios, empleados, dependencias, clientes y proveedores de Exis Consulting.
Bases de Datos de Exis Consulting
Las políticas y procedimientos aplican a las bases de datos que maneja Exis Consulting y serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley.
Consulta de la Política
La Política de Protección de Datos Personales debe estar anunciada, presentada y dispuesta en el sitio oficial de Exis Consulting www.exisconsulting.co presentando fácil consulta y acceso por parte del público en general.
Derechos de los Titulares de los Datos Personales
Los titulares de los datos personales son las personas naturales cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de Exis Consulting.
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales, los cuales los pueden ejercer en cualquier momento:
- Acceder, conocer, actualizar y rectificar los datos personales sobre los cuales Exis Consulting está realizando el tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados al encontrar que sus datos se encuentran parciales, incorrectos, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento no haya sido autorizado o sea expresamente prohibido.
- Ser informado por Exis Consulting, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos, y las garantías constitucionales y legales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a Exis Consulting para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante Exis Consulting.
- Acceder y consultar de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
Actualizar, Corregir, Rectificar o Suprimir los Datos del Titular
El titular de los datos personales puede solicitar a Exis Consulting por medio del correo electrónico administracion@exisconsulting.co, que sus datos personales tratados sean actualizados, corregidos, rectificados o suprimidos, si así lo desea ó si considera que existe incumplimiento a cualquiera de los deberes en el Régimen General de Protección de Datos Personales o en la presente política.
Para poder efectuar la actualización, corrección, rectificación o supresión, el titular debe tramitar la solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento indicando:
- Nombre completo e identificación del titular de los datos.
- Descripción detallada de los hechos que dan lugar de la solicitud.
- Datos de ubicación del titular como la dirección, departamento, ciudad y teléfono de contacto.
- Descripción del procedimiento que desea realizar (actualización, corrección, rectificación o supresión).
- Y si considera necesario adjuntar documentos que soporten la solicitud (este punto es opcional).
Recibida la solicitud del titular de los datos personales por medio del buzón de correo electrónico indicado, con los puntos correctamente diligenciados para dirigirla al responsable o encargado del tratamiento, manteniendo abierto el caso en un término no mayor a cinco (5) días hábiles desde la fecha su recepción, tiempo en el que se debe dar respuesta y solución a la solicitud. Así mismo, se tendrán dos (2) días hábiles para dar traslado a la persona encargada de darle solución (competente); si quien la recibe no está legitimado para responderla, tendrá quince (15) días hábiles contados a partir del día de recepción de la solicitud para atenderla.
De no cumplir el titular con los puntos correctamente diligenciados para tramitar la solicitud dirigida al responsable o encargado del tratamiento, se le solicitará al titular (interesado) la corrección de los requisitos dentro de los siguientes cinco (5) días a la fecha de recepción. Al transcurrir quince (15) contados a partir de la fecha, desde que se le solicita al titular el cumplimiento de los requisitos establecidos, y no obtener respuesta alguna o insistir en el procedimiento equivocado, se asimilará como desistimiento de la solicitud.
Si por parte de Exis Consulting, no ha sido posible dar respuesta a la solicitud dentro del término señalado, se le informará al titular (interesado), listando y detallando los motivos por los cuales no fue posible atender su solicitud y notificándole la fecha en la que será resuelta.
Revocar la Autorización para Tratar los Datos Personales
En cualquier momento el titular de los datos personales puede revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales suministrados a Exis Consulting; para ello debe gestionar la solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo, detallando el objeto de su solicitud.
El titular de los datos personales para poder gestionar la revocación ante Exis Consulting, debe llevar a cabo los mismos pasos y requisitos consagrados en el procedimiento para actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos personales.
Consultas sobre el Tratamiento de Datos por sus Titulares
Los titulares podrán consultar su información personal que tenga Exis Consulting, quien a su vez estará dispuesto a suministrar toda la información que esté vinculada con la identificación del titular.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, Exis Consulting garantiza:
- Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
- Ofrecer y notificar los formularios, sistemas y otros métodos de contacto.
- Atender en un término máximo de quince (15) días hábiles los casos de atención de las solicitudes, los cuales se contaran a partir de la fecha de solicitud. De no ser posible atenderla dentro del tiempo definido, se informará al interesado antes de su vencimiento, notificando los motivos del retraso y la nueva fecha en que se dará solución. Este nuevo plazo no podrá superar los cinco (5) días hábiles adicionales al plazo inicial.
Hojas de Vida Candidatos
Todos los datos de carácter personal que el aspirante o postulante nos proporcione pasarán a formar parte de una base de datos automatizada o manual de carácter personal del que la empresa es responsable.
Dichos datos personales pueden ser objeto de tratamiento automatizado o manual, siempre y cuando el aspirante o postulante haya prestado su consentimiento con anterioridad y se encuentre reflejado dentro de la Hoja de Vida o Curriculum entregado a Exis Consulting.
- Si su consentimiento fue reflejado en la Hoja de Vida o Curriculum entregado a Exis Consulting, sus datos personales podrán ser utilizados para futuros procesos de selección por la compañía.
- Si, por el contrario, su consentimiento no fue reflejado en la Hoja de Vida o Curriculum, sus datos serán suprimidos o destruidos una vez finalizado el proceso de selección para el cual fueron recogidos los datos personales.
El titular de los datos personales se compromete a que los mismos sean fidedignos, correctos y actuales. Se informa que la solicitud podrá ser rechazada si se detectase cualquier dato falso o engañoso facilitado por el aspirante o postulante que no cumplan los requisitos anteriores, procediéndose a su eliminación sin necesidad de previo aviso.
Las bases de datos donde se almacena dicha información cuentan con las medidas de seguridad necesarias para garantizar la total seguridad de los datos suministrados. La aceptación, por parte del aspirante o postulante de este compromiso de privacidad y la aceptación a la hora de entrega de su Hoja de Vida o Curriculum, implica la aceptación expresa, por su parte, de las cesiones de sus datos de carácter personal que se realicen a cualquiera de las Empresas que tengan a cargo la selección y contratación de personal para los cargos al interior de Exis Consulting.
Categoría de los Datos
Exis Consulting en desarrollo del principio de autonomía privada, y de acuerdo con los datos tratados, y según la legislación vigente, ha elaborado la siguiente clasificación de datos:
- Dato Personal: Conjunto de información susceptible de relacionarse a una o más personas naturales.
- Dato público: Es dato público todo aquel contenido en documentos públicos, relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son datos públicos, por ejemplo, los contenidos en la cédula de ciudadanía, en registros públicos, en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no sometidas a reserva. Por lo anterior, será también dato público el que no es semiprivado, privado o sensible.
- Dato semiprivado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación interesa a su titular y a un determinado grupo de personas o sector social. Por ejemplo, la actividad comercial o profesional.
- Dato privado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación, por tener naturaleza íntima y reservada, interesa sólo a su titular.
- Dato reservado: Es aquel que posee una naturaleza confidencial o un alto valor comercial por sí mismo.
- Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad de su titular o que su uso indebido puede generar discriminación. Por ejemplo, aquellos relativos a la orientación sexual, la orientación política, el origen étnico o racial, las convicciones religiosas o filosóficas, la participación en grupos sindicales, de Derechos Humanos o sociales, entre otros.
Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la Ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012. Los datos de naturaleza sensible son los relacionados con:
- Origen racial o étnico.
- Orientación política.
- Convicciones religiosas / filosóficas.
- Pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, organizaciones de derechos humanos o partidos políticos.
- Vida sexual.
- Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.
Marco Normativo y Legal
Las políticas de protección de datos personales de Exis Consulting se rigen por las siguientes normas de manera interna y externa:
Ley 527 de 1999
Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Así mismo, introduce el concepto de equivalente funcional, firma electrónica como mecanismos de autenticidad disponibilidad y confidencialidad de la información.
Ley 1266 de 2008
Por la cual se dictan las disposiciones generales del Hábeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones.
Ley 1273 de 2009
Ley por medio de la cual se crea y se protege el bien jurídico de la información y los datos personales. Así mismo, se tipifican conductas penales como daño informático, violación de datos personales, acceso abusivo a sistema informático, interceptación de datos informáticos, hurto por medios informáticos, entre otras.
Ley 1581 de 2012
Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Decreto 1377 de 2013
Con el cual se reglamenta la Ley 1581 de 2012, sobre aspectos relacionados con la autoridad del titular de la información para el tratamiento de los derechos de los titulares de información, las transferencias de datos personales y responsabilidad demostrando frente al tratamiento de datos personales.
Decreto 886 de 2014
Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos Personales, el cual se encuentra a cargo de la Superintendencia de Industria y Comercio, y donde quienes actúen como responsables del tratamiento de datos personales, deberán registrar sus bases de datos siguiendo las instrucciones de este decreto.
Funciones del Responsable del Tratamiento de Datos Personales
Dentro de las funciones del responsable del tratamiento de los datos personales, se encuentra el nombramiento de una persona al interior de la empresa que cumpla con las siguientes funciones:
- Garantizar la elaboración, implementación y promoción de un sistema que permita administrar los riesgos del tratamiento de datos personales.
- Comunicar e impulsar una cultura de protección de datos dentro de la organización.
- Integrar y enlazar todas las áreas de Exis Consulting para asegurar una implementación transversal de las Políticas de Protección de Datos Personales.
- Verificar y auditar que las bases de datos de Exis Consulting sean registradas en el Registro Nacional de Bases de Datos, y actualizar el reporte según las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Programar y garantizar un entrenamiento constante de la compañía en la protección de datos personales.
- Analizar y diagnosticar las responsabilidades de los cargos dentro de Exis Consulting, para liderar el programa de capacitación en la protección de datos personales.
- Garantizar que, dentro del proceso de análisis de desempeño de los empleados, el entrenamiento y uso sobre la protección de datos personales, se encuentre en un nivel alto.
- Realizar la capacitación y transmitir la responsabilidad a los nuevos empleados que, por las condiciones de su trabajo, tengan acceso a las bases de datos.
- Organizar y hacer seguimiento a la implementación de planes de auditoría interna, para verificar el cumplimiento de las políticas de tratamiento de datos personales.
- Obtener cuando sea requerido, las declaraciones de conformidad de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Confidencialidad y Seguridad de las Bases de Datos
Exis Consulting aplicará las mejores prácticas para la seguridad, discreción, protección, almacenamiento y confidencialidad de los datos personales de los titulares. Verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los casos pertinentes.
Garantías de Acceso al Titular a los Datos Personales
Exis Consulting garantiza el derecho de acceso al titular de los datos, con previa acreditación de su identidad, legitimidad y sin ningún costo, a sus datos personales a través de diferentes medios, principalmente electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso será ofrecido sin límite alguno.
Actualización de las Bases de Datos
Actualizar la información conforme se obtengan los datos, de conformidad con lo señalado en la Ley 1581 de 2012.
Prueba de la Autorización del Titular
Conservar la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, utilizando mecanismos digitales y reglas de seguridad necesarias para mantener el registro de la forma y fecha. Exis Consulting establece los repositorios electrónicos para salvaguardar la información.
Inscripción en el Registro de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio
Exis Consulting cumplirá las obligaciones que la normatividad le imponga en relación con el registro e informes que debe entregar a las autoridades competentes. Para efectos del registro de la base de datos, se realizará un procedimiento teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
- Cantidad de bases de datos con información personal.
- Cantidad de titulares por cada base de datos.
- Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender a los titulares.
- Tipo de datos personales contenidos en cada base de datos, a los que se realiza tratamiento, como: datos de identificación, ubicación, socioeconómicos, sensibles u otros.
- Ubicación física de las bases de datos.
- Al respecto se preguntará si la base de datos se encuentra almacenada en medios propios, por ejemplo, archivadores o servidores (dependiendo de si se trata de un archivo físico o una base de datos electrónica), internos o externos a las instalaciones físicas del responsable.
- Cuando el tratamiento de los datos personales se realice a través de un(os) encargado(s) del tratamiento, se solicitarán los datos de identificación y ubicación de ese (esos) encargado(s).
- Medidas de seguridad y/o controles implementados en la base de datos para minimizar los riesgos de uso no adecuado de los datos personales tratados.
- Información sobre si se cuenta con la autorización de los titulares de los datos contenidos en las bases de datos.
- Forma de obtención de los datos (directamente del titular o mediante terceros).
Redes Sociales
Las redes sociales como Facebook, Twitter y LinkedIn, constituyen plataformas complementarias de divulgación de la información (comunicación), las cuales son de gran interconexión de los medios digitales de los usuarios y no se encuentran bajo la responsabilidad de Exis Consulting por ser ajenas a la empresa.
Toda la información que los usuarios proporcionan en las redes sociales en las que participa Exis Consulting, como usuario no constituye ni forma parte de los datos personales sujetos a la protección de esta política, siendo de total responsabilidad de la empresa prestadora de esa plataforma.
Tratamiento de Datos Comerciales
Exis Consulting tramitará los datos comerciales e información financiera que considere necesaria para el cumplimiento de su objeto social y para toda celebración de contratos con terceros. Los datos de los mismos, serán tratados con la intimidad, derechos a la privacidad, el buen nombre de las personas, dentro del proceso del tratamiento de datos personales, y durante todas las actividades que tendrán los principios de confidencialidad, seguridad, legalidad, acceso, libertad y transparencia.
Para tal efecto, se reglamenta la firma del Acuerdo de Confidencialidad para la entrega de datos con todos los proveedores.
Tratamiento de Datos de Empleados Directos de la Empresa
Todos los datos suministrados por los empleados de Exis Consulting serán almacenados, compilados, utilizados, compartidos, consultados, transmitidos, intercambiados y transferidos, para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral y al ejercicio de los derechos como empleador.
Toda la información relativa a los empleados o ex empleados de Exis Consulting, serán conservados con el fin de que la Compañía, pueda cumplir sus obligaciones como empleador y ejercer los derechos que en esa misma condición le corresponden, de acuerdo con la legislación laboral colombiana.
Al momento del ingreso a Exis Consulting de empleados nuevos con contrato laboral, es requisito que, al momento del inicio de sus labores asignadas, manifiesten conocer, aceptar y aplicar las Políticas de Protección de Datos Personales.
Para dar por finalizado el proceso de vinculación de un nuevo empleado en Exis Consulting, es necesario garantizar de el empleado la firma y aceptación de la presente política.
Vigencia de la Política
La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Toda información no contemplada en la presente política se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.
La actualización de la Políticas de Protección de Datos Personales dependerá de las instrucciones y lineamientos de la Dirección Ejecutiva de Exis Consulting, así como de las extensiones reglamentarias del ente de vigilancia y control, la Superintendencia de Industria y Comercio.
Cualquier inquietud adicional nos puede escribir al correo administracion@exisconsulting.co, los mensajes serán atendidos a la mayor brevedad posible.